Come già accennato a proposito delle caselle vocali e del risponditore, tutti i messaggi vocali possono essere personalizzati e modificati dagli utenti, gli annunci possono essere gestiti da telefono o tramite l’Interfaccia Utente.
IPBX permette di visualizzare il numero identificativo del chiamante sul display del telefono (a meno che il chiamante non abbia nascosto il suo CallerID); inoltre, se il numero è presente nella rubrica dell’Interfaccia Utente, compare anche il nome del chiamante. L’identificativo del chiamante viene gestito anche sulle chiamate in attesa.
Oltre alla funzione dei centralini tradizionali che permettono di mettere in attesa una chiamata (e successivamente riprendere la chiamata o passarla ad un altro interno), IPBX offre anche 2 ulteriori possibilità:
- Call parking: la telefonata viene trasferita verso un interno (l’interlocutore rimane sempre in attesa) da cui può essere ripresa da un qualsiasi utente chiamando l’interno assegnato. E’ come mettere in attesa la chiamata ma con la possibilità di riprenderla da un altro apparecchio, sia interno che esterno (salvo configurazioni diverse).
- Code: l’interno può essere configurato per gestire le “code”, ossia mettere in attesa le chiamate quando l’interno è occupato e smistarle se necessario secondo regole predefinite (programmabili).
Oltre alla normale funzione di inoltro di una chiamata da un interno ad un altro (trasferimento assistito e trasferimento cieco), con IPBX si possono inoltrare chiamate anche verso numeri esterni e si può impostare il trasferimento automatico delle chiamate (es. un utente può inoltrare automaticamente le chiamate dirette verso il suo interno sul suo cellulare quando si trova fuori ufficio oppure verso un altro interno quando si sposta in un’altra postazione), per tutte le chiamate in arrivo o solo per quelle provenienti da determinati numeri telefonici.
Con IPBX vengono registrate tutte le chiamate ricevute ed effettuate, con la possibilità di richiamare uno di questi numeri o di memorizzarli nella rubrica con un semplice “click” in modo semplice ed intuitivo utilizzando l’Interfaccia Utente.
L’LCR (Least Cost Routing) consiste nell’instradamento delle chiamate verso l’operatore più economico per orario e tipo di chiamata. Attraverso l’Interfaccia Utente è possibile per l’amministratore del sistema impostare gli operatori da utilizzare in base ai prefissi telefonici ed alla fascia oraria della chiamata. Questa funzione può essere utilizzata anche per usufruire dell’instradamento verso rete GSM (vedasi punto relativo al GSM BOX).
IPBX permette di registrare e visualizzare tutti i dettagli relativi alle chiamate effettuate, le durate delle chiamate ed i costi ad esse relativi. Grazie all’Interfaccia Utente l’amministratore può inserire le tariffe telefoniche applicate dai gestori telefonici utilizzati a seconda delle fasce orarie e dei prefissi chiamati, tali dati vengono poi utilizzati dal sistema per calcolare il costo delle chiamate. Sempre tramite l’Interfaccia Utente è possibile visualizzare il dettaglio delle chiamate e dei costi relativi in funzione della precedente impostazione dei parametri CDR. È possibile visualizzare tutte le chiamate effettuate oppure restringere il campo di ricerca selezionando almeno uno dei seguenti campi: mese, anno, utente (cioè il telefono da cui sono state effettuate le chiamate) ed operatore (cioè l’operatore telefonico attraverso il quale sono state effettuate le chiamate). Per una agevole lettura tutti i dettagli possono essere stampati e archiviati, o utilizzati per analisi statistiche e studi di ottimizzazione dei costi e processi di lavoro.
(con inoltro automatico via email)
IPBX può essere integrato con un fax server con il vantaggio, tra l’altro, di ricevere i fax direttamente sulla posta elettronica. Queste integrazioni non sono presenti nelle versioni standard ma possono costituire oggetto di personalizzazione su richiesta del cliente.
Con IPBX è possibile effettuare chiamate in teleconferenza con tutti gli interni ed anche con numeri esterni. Con la funzione di teleconferenza si possono mettere in comunicazione più utenti contemporaneamente: non ci sono limiti al numero di utenti interni ed esterni che possono essere collegati in teleconferenza. Nelle versioni standard è previsto un solo numero per le teleconferenze ma, su richiesta del cliente, si possono dedicare più numeri a questa funzione per poter effettuare contemporaneamente più chiamate in teleconferenza. Altre opzioni che si possonoinserire a richiesta del cliente sono per esempio la possibilità di inserire password per accedere alla teleconferenza oppure decidere che alcuni utenti possano accedere solo per ascoltare, ecc..
IPBX può essere interfacciato alle applicazioni aziendali tipo CRM, (es: riconoscimento e visualizzazione scheda cliente in base al numero del chiamante), ERP o accesso a qualsiasi tipo di contenuto dinamico.
Su richiesta del cliente, IPBX può essere dotato di plug in per l’interfacciamento con Outlook, LotusNotes o altri programmi aziendali. In particolare si possono creare collegamenti con le rubriche e/o anagrafiche dei contatti in modo da visualizzare automaticamente le schede relative al chiamante nel momento in cui si riceve una telefonata oppure permettere di comporre il numero di telefono del contatto con un meccanismo di “clicca e chiama” simile a quello presente nella rubrica dell’Interfaccia Utente (vedasi 2.21, 2.22).
Costituisce uno dei principali vantaggi di IPBX rispetto ai centralini tradizionali e consiste nel poter effettuare chiamate attraverso la rete Internet tra centralini IPBX oppure tra un centralino IPBX e telefoni remoti a costo zero (le chiamate sono comprese nel costo del collegamento Internet). Si tratta di un sistema molto vantaggioso per esempio per aziende che hanno sedi diverse o comunque hanno dipendenti/collaboratori che lavorano fuori sede (es. telelavoro): con IPBX tutte le chiamate effettuate tra centralini o telefoni remoti (ossia telefoni IP situati al di fuori della sede aziendale collegati direttamente alla rete Internet) collegati tra loro non hanno costo.
Un altro esempio di vantaggio economico che può derivare da queste funzionalità VoIP consiste nella possibilità di utilizzare linee VoIP ( www.netphoneplug.com) per effettuare chiamate Nazionali ed Internazionali a basso costo eliminando anche i canoni Telecom Italia. (accesso a servizi tramite password e codici di sicurezza)
Tutte le funzionalità di IPBX possono essere protette da password (dall’accesso alla casella vocale o all’Interfaccia Utente, alla possibilità di attivare/disattivare servizi del centralino, la possibilità di fare chiamate esterne, internazionali, l’accesso e autenticazione da remoto, ecc.): si tratta di configurazioni che vengono impostate dall’installatore in base alle richieste del cliente.
Su richiesta del cliente, si può rendere accessibile da remoto il server IPBX in modo che, in caso sia necessario un intervento di manutenzione, i tecnici possano agire a distanza collegandosi al centralino attraverso la rete Internet. Naturalmente questa è un’impostazione non necessaria ma preferibile sia per il cliente (che non si vedrà addebitare eventuali costi di uscita dei tecnici) sia per l’installatore/manutentore (che potrà risparmiare tempo e costi di trasferimento).
IPBX può essere personalizzato ed integrato con nuove funzionalità con minimo sforzo grazie alla piattaforma aperta su cui si basa il sistema. L’inserimento di una nuova funzione o l’upgrade del sistema non richiede alcun interevento diretto sul centralino ma solo un riavvio del sistema e può essere fatto anche da remoto.
Su richiesta del cliente, è possibile installare un firewall sul server di IPBX che permette di proteggere il server IPBX stesso ed eventualmente la rete dati interna dalla possibilità che qualcuno si inserisca e possa quindi accedere a dati riservati e/o arrecare danni al sistema. Naturalmente una protezione di questo tipo è sempre utile per un’azienda, indipendentemente dalla presenza o meno di un server telefonico.Nel caso specifico di un’azienda che si voglia collegare a telefoni o siti remoti attraverso IPBX PBX, è necessario essere dotati di IP pubblico che aumenta il rischio di attacchi dall’esterno: per impedire spiacevoli sorprese è preferibile installare un firewall.
Anche questa funzionalità è opzionale. Il GSM BOX consente di effettuare chiamate verso cellulari utilizzando la rete GSM, con notevole risparmio sui costi delle chiamate.
Integrando una GSM BOX è possibile trasformare il centralino IPBX in una estensione della rete aziendale mobile e viceversa.
Integrazione con Microsoft Outlook
- Grazie al plug-in sviluppato per Microsoft Outlook è possibile chiamare rapidamente i contatti della propria rubrica